Vivimos en la era de las comunicaciones y hoy resulta crucial para todas las empresas del sector construcción darle el valor debido a este indispensable factor. Reflexionar y planificar la mejor manera de comunicarnos en el ámbito de la gestión de proyectos es necesario si se busca lograr el éxito en los diversos proyectos.

Gran parte de nuestro día a día lo usamos para comunicarnos. Esta razón debería ser suficiente para darle la importancia debida, más aún si nos desempeñamos como responsable de proyecto, puesto que una importante parte del trabajo consiste en mantener una adecuada comunicación con todos los interesados o stakeholders, como los miembros del equipo de trabajo, clientes, proveedores, entre otros. El fin común es uno solo: lograr el éxito del proyecto.

Para ello debemos, primero, entender por proyecto que es “un esfuerzo temporal que requiere la ‘coordinación excelente’ de un grupo de personas para lograr un objetivo común: entregar valor a un cliente”. Así lo sostiene el ingeniero Santiago Ruiz, consultor e instructor del Lean Construction Institute (LCI) Perú, quien añade:

“La coordinación excelente es el resultado de lograr la confiabilidad de las interacciones de los involucrados. Estas interacciones se traducen en necesidades o requerimientos de una parte y el cumplimiento y conformidad (en plazo, calidad y costo) de la parte que provee estas necesidades o requerimientos”.

Indica que estas interacciones diarias que se realizan en los diferentes involucrados (transmitiendo las necesidades e informando el estado, cumplimiento y conformidad de estas que pueden resumirse en una interacción “necesito/entrego”) requieren de una “promesa confiable”.

En ese sentido, como lo sostiene el Dr. Ing. Alexandre Almeida, director de la carrera de Ingeniería Civil de la Universidad de Lima (Ulima), la comunicación es la pieza clave para el éxito de la gestión de proyectos. Mediante la comunicación se ejecutan interacciones entre los distintos actores comprometidos en un proyecto; cada uno desde su rol específico. La gestión de proyectos se encargará de recoger todos estos puntos de vista y de manera integrada los encaminará hacia la meta que los une: el éxito del proyecto.

Pero esta comunicación debe ser eficiente y eficaz, pues de lo contrario −advierte el Dr. Ing. Almeida− se compromete el compartir de ideas, las exposiciones de propuestas de optimización y mejoras, los objetivos, entre otros. “Además, fallas comunicativas podrían comprometer inclusive la latencia de las respuestas y las decisiones debido a la falta de entendimiento común sobre un determinado un tema”, agrega.

Además, en la gestión de proyectos, el papel del gerente de proyecto es clave. Por ello, el ingeniero León López, gerente general de LLV Consultores S.A.C, indica que entre sus habilidades interpersonales la más importante es la comunicación.

Esto debido a que, para el Ing. López, la importancia de la buena comunicación radica principalmente “en la necesidad que tienen los interesados en el proyecto de que sus requerimientos sean satisfechos”. Por ello, anota que la mejor manera de comprobar la satisfacción de estos requerimientos es mediante la comunicación y añade que la información que se transmite debe ser veraz, precisa, oportuna y confiable. “Lo que no se comunica no existe”, señala el Ing. López.

“Esta máxima nos indica que si no somos informados no podemos saber que las cosas se están haciendo, cómo se están haciendo y cuál es el resultado”, menciona.

Beneficios de la Tecnología en la Comunicación

En la actualidad vivimos en una realidad de constante cambio y en la que la tecnología juega un papel muy importante. La innovación tecnológica ha hecho que la comunicación en el mundo sea más fácil e inmediata. Esta ventaja ha sido rápidamente utilizada por las diferentes industrias.

Al respecto, el Ing. López señala que las nuevas tecnologías permiten estar permanentemente informados en tiempo real y sin que la distancia sea un obstáculo. “Ya no es necesaria la presencia física para poder comprobar el estado del trabajo. Basta contar con un dispositivo móvil y si esto se complementa con el uso de drones, la visión que se puede tener de la realidad de los proyectos es aún mayor incluso que en una visita presencial”, señala.

Igualmente, el Ing. Ruiz indica que gracias a esta tecnología actual podemos transmitir grandes cantidades de datos a distintas partes del mundo con muy poco esfuerzo. El avance tecnológico permite que las personas de distintos lugares puedan comunicarse mediante videoconferencias en tiempo real, o que puedan solicitar productos que vienen de otros países y conocer su estado en el momento que se desee.

En ese sentido, asegura que las interacciones “necesito/ entrego” se ven beneficiadas, pues se facilita la dinámica y se aceleran los procesos. Esto se puede evidenciar en el rotundo cambio que ha sufrido la industria de la construcción gracias a la implementación de nuevas metodologías de trabajo, como el IPD (Integrated Project Delivery), el cual, según el Ing. Ruiz, “adopta las buenas prácticas de diferentes industrias en materia de comunicación y coordinación para poner a disposición de los involucrados del proyecto un proceso de interacción más ordenado y confiable”.

Asimismo, el Dr. Ing. Almeida, citando el libro Integrating Project Delivery (Fischer, Ashcraft, Reed y Khanzode, 2017), también indica las ventajas de esta importante metodología de trabajo: “Nos brinda un marco de integración de la información, organización, procesos y sistemas de un proyecto, los cuales juntos aportan al desarrollo de edificaciones de alto desempeño (High Performance Buildings). El suceso de dicha integración dependerá de cuan eficiente y eficaz es la comunicación entre las partes involucradas”.

En esa misma línea, el Ing. César Guzmán, gerente general de Produktiva, anota que la entrega de proyectos IPD ha generado una mayor integración y colaboración entre los involucrados del proyecto. Esto, a su vez − señala−, ha dado pase a muchas ventajas, entre ellas: la identificación y generación de valor hacia el cliente, y la reducción de costos y plazos.

Esta planificación, a decir del gerente general de LLV Consultores S.A.C, implica definir, desde el principio, una matriz de comunicaciones en la que se identifique las respuestas a las siguientes interrogantes: ¿qué comunicar?, ¿cómo hacerlo?, ¿con qué medios?, ¿a quién comunicar?, ¿a quién copiar?, ¿qué formatos utilizar?, ¿con qué frecuencia?

Asimismo, plantea que es muy útil diseñar una matriz RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) por cada producto entregable. Responsible: ¿quién genera o produce el entregable? Accountable: ¿quién rinde cuentas por el resultado del entregable? Consulted: ¿a quién se puede consultar? Informed: ¿a quién se debe informar?

De igual manera, el Dr. Ing. Almeida, desde su perspectiva, identifica 6 posibles causante de problemas de comunicación, los cuales son:

• Falta de alineamiento común a los objetivos del cliente y del proyecto. Las partes involucras no comparten y/o no conocen los objetivos.
• Competencias y habilidades básicas de comunicación poco desarrolladas.
• Barreras culturales.
• Espíritu de trabajo individualista, aislado, y poco colaborativo.
• Miedo de comunicar y ser criticado.
• Cultura organizacional enfocada en “jefes” y no “líderes” que promuevan la participación de todos los colaboradores.

Además, sugiere algunas acciones que podrían ayudar a mitigar los problemas de comunicación:

• Adoptar tecnologías, filosofías y metodologías que promuevan la colaboración en proyectos de construcción, tales como IPD, VDC (Virtual Design and Construction), Lean y BIM.
• Capacitar y reforzar las competencias y habilidades relacionadas a la promoción de una comunicación eficiente y eficaz.
• Definir un organigrama institucional con la identificación explícita de los involucrados y sus respectivas responsabilidades.
• Desarrollar y compartir transversalmente instrumentos que promuevan la comunicación entre los colaboradores, tanto verticalmente como horizontalmente en los proyectos.

El Ing. Guzmán, por su lado, resalta la importancia de llevar cabo los proyectos bajo una gestión IPD, con la finalidad de mitigar los diversos problemas de comunicación que puedan surgir.

“Los problemas de comunicación más frecuentes se dan entre procesos distintos donde los eventos dependientes y las fluctuaciones aleatorias hacen que tengamos una mayor variabilidad. Es por eso que bajo una gestión IPD en sesiones ICE se puede mitigar estos temas y tener un flujo más confiable y continuo”, refiere el gerente general de Produktiva.

Retos Actuales en la Gestión de Proyectos

Como consecuencia de las restricciones sanitarias implementadas por motivos de la pandemia de la COVID-19, los desafíos han sido múltiples en la gestión de proyectos. Así lo sostiene el Ing. López, aunque resalta que, a pesar de todas estas circunstancias, estos desafíos han sido enfrentados con mucho éxito.

Esto gracias a la interacción virtual que se ha podido establecer a través de diversas plataformas disponibles que no han permitido que la comunicación se vea restringida.

“Por el contrario, se ha aumentado la posibilidad de interactuar sin límites de distancia ni ubicación, lo que ha implicado que se pueda trabajar desde cualquier lugar donde uno se encuentre, y lo único que hace falta es tener una buena conexión a internet y el equipo adecuado”, refiere.

De igual manera, el Dr. Ing. Almeida señala que las circunstancias actuales han acelerado la adopción de tecnologías, filosofías, herramientas y metodologías que promueven la innovación, la creatividad y la colaboración en proyectos de construcción. Todo esto motivado por el interés en generar una disrupción en la forma tradicional de gestionar los proyectos con el objetivo de garantizar la sobrevivencia empresarial y recuperar las pérdidas económicas y de tiempos debido, principalmente, al periodo en que la industria de la construcción se quedó estancada por las restricciones impuestas por la pandemia.

Todos estos cambios, a decir del director de la carrera de Ingeniería Civil de la Universidad de Lima, han traído consigo la necesidad de contar con colaboradores con las competencias y habilidades comunicativas más desarrolladas. Es decir, la comunicación hoy tiene un papel vital en los proyectos de construcción.

“El éxito profesional y empresarial radica en cómo comunicamos al público sobre nuestros productos y servicios. Podríamos desarrollar un lindo proyecto, pero si no sabemos comunicarlo a las partes involucradas es muy probable que no ‘compren la idea’ por la falta de entendimiento del mismo. Situación similar podría pasar con el diseñador enseñando el proyecto al constructor, donde una falla comunicativa podría generar un entendimiento equivocado de la secuencia productiva y consecuentemente retrasos y retrabajos resultantes de esto. Por lo tanto, las capacidades y habilidades comunicativas son requisitos básicos y fundamentales de cada profesional y deberán ser cada vez más desarrolladas e integradas con el entorno laboral y tecnológico”, explica.

Por su parte, el gerente general de LLV Consultores S.A.C. indica que el mayor desafío para la gestión de proyectos actualmente está en aprovechar convenientemente la nueva realidad, planificando no solo las comunicaciones sino todos los procesos involucrados que, hoy, son cada vez más necesarios.

Además, subraya que la presencia física en obras o en reuniones es importante y que no puede dejar de considerarse, aunque de no poderse concretar, hoy, ya no es un impedimento para mantener una buena comunicación; es decir, una buena gestión de los proyectos.

Para el ingeniero Ruiz el mayor reto que se debe asumir desde la gestión de proyectos, teniendo en cuenta las actuales circunstancias, es lograr una coordinación excelente de todos los involucrados del proyecto.

“Para ello es necesario trabajar desde la selección e incorporación de socios del proyecto estableciendo procesos estandarizados de comunicación y comportamientos que fomenten la aplicación de estos procesos, incorporando tecnología que automatice y facilite el seguimiento de la comunicación en todo el equipo del proyecto”, subraya.

Finalmente, el Ing. Guzmán se centra en el factor humano. Enfatiza que el mayor reto que se debe asumir frente a un proyecto es encontrar al grupo humano con el perfil idóneo para poder plantear modelos integrados.

También advierte que otra barrera importante que puede presentarse tiene que ver con el grado de entendimiento del sector construcción sobre los novedosos sistemas de gestión de proyectos, como el IPD y el BIM.

Fuente: Revista COSTOS (Edición 315, Diciembre 2021-Enero 2022)